Das Folio ist das "Konto", das zu einer Reservierung gehört: Es erfasst alle Belastungen (Zimmer, Zusatzleistungen, Kurtaxe beziehungsweise Beherbergungsabgabe), etwaige Stornobuchungen und erhaltene Zahlungen und zeigt jederzeit den offenen Saldo des Gastes.
Eine saubere kaufmännische Praxis sieht vor, dass ein Folio niemals rückwirkend verändert wird, um einen Fehler zu "löschen": Korrekturen erfolgen über eine Stornobuchung (eine neue, gegenläufige Belastung, die die ursprüngliche ausgleicht), sodass jede Bewegung lückenlos nachvollziehbar bleibt.
Bei Gruppen- oder Firmenreservierungen mit mehreren Gästen empfiehlt sich zudem eine klare Regel, ob ein gemeinsames Folio oder getrennte Einzelkonten geführt werden – das erspart am Check-out unnötige Diskussionen.
In der Praxis: Prüfen Sie das Folio vor dem Check-out, nicht während des Check-outs – eine Rechnung mit unklaren Posten im Moment der Abreise ist eine der häufigsten Ursachen für Reibung mit dem Gast.
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