Umstiegsanleitung
Umstieg von Cloudbeds auf FrontDesk
Exportieren Sie den Buchungsbericht aus Cloudbeds und importieren Sie ihn: FrontDesk erkennt das Cloudbeds-Format an den Spaltenköpfen und füllt die Zuordnung vor.
1. Export aus Cloudbeds
- Öffnen Sie in Cloudbeds die Buchungsliste (oder den Buchungsbericht).
- Filtern Sie auf Anreisen ab heute und schließen Sie Stornierungen aus.
- Exportieren Sie als Excel oder CSV.
- Bei mehreren Betrieben: eine Datei pro Betrieb.
Menünamen ändern sich je nach Version und Tarif von Cloudbeds: Sehen Ihre anders aus, suchen Sie die Buchungsliste oder den Buchungsbericht mit einer Export-Schaltfläche. Wir stehen in keiner geschäftlichen Verbindung zu Cloudbeds.
2. Import in FrontDesk
Laden Sie die Datei unter Import hoch. FrontDesk erkennt das Cloudbeds-Format an den Spaltenköpfen und füllt die Zuordnung unten vor; jede Spalte können Sie vor dem Bestätigen ändern.
guest namenameWird automatisch in Vor- und Nachname getrennt („Müller, Anna“ oder „Anna Müller“), wenn die Datei keine eigene Vornamen-Spalte hat.
first nameguest first namelast nameguest last nameemailguest emailphoneguest phoneroom numberroom nameroom typecheck in datecheck incheck out datecheck outadultschildrenreservation notesnotesgrand totaltotalGroß-/Kleinschreibung und überflüssige Leerzeichen zählen nicht; stehen mehrere Spaltenköpfe da, gewinnt der erste, der in der Datei vorkommt.
Besonderheiten von Cloudbeds
- • Das Format wird an den englischen Spaltenköpfen erkannt (Reservation Number, Check In Date …). Ist Ihr Export deutsch und wird nicht erkannt, ordnen Sie die Spalten im Zuordnungsschritt in einer Minute von Hand zu.
- • Der Grand Total aus Cloudbeds wird zum Gesamtbetrag des Aufenthalts; Anzahlungen und bereits kassierte Zahlungen bleiben in Cloudbeds.
So verhält sich der Import
- Legen Sie zuerst Ihre Zimmer in FrontDesk an. Die Zimmer-Spalte muss genau dem Namen eines Zimmers entsprechen (Groß-/Kleinschreibung egal); eine Zeile mit unbekanntem Zimmer wird übersprungen, der Grund wird angezeigt.
- Anreise, Abreise und ein Gastname (Vorname, Nachname oder vollständiger Name) sind Pflicht. Datumsangaben mit Uhrzeit („03.10.2026 14:00“) und im Format Tag/Monat werden automatisch umgewandelt.
- Keine doppelten Gäste: Sie werden an der E-Mail erkannt, sonst an Vor- plus Nachname; ein Stammgast behält eine einzige Karteikarte.
- Eine Zeile, die sich mit einer bestehenden Buchung im selben Zimmer überschneidet, wird abgelehnt: Wer dieselbe Datei zweimal importiert, erzeugt keine Dubletten.
- Formate: .xlsx, .xls oder .csv, erstes Tabellenblatt, eine Buchung pro Zeile, Spaltenköpfe in der ersten Zeile.
- Nichts wird geschrieben, bevor Sie bestätigen: Sie sehen das erkannte Format, die Spaltenzuordnung (änderbar) und eine Vorschau der ersten Zeilen.
Was nicht mitkommt
Der Import bringt Gäste und Buchungen. Der Rest bleibt in Cloudbeds oder wird neu eingerichtet:
- Ratenpläne und Saisons: Der Gesamtbetrag des Aufenthalts kommt mit, wenn der Export eine Preisspalte hat (zugeordnet zu Gesamtbetrag, gelesen in der Währung des Betriebs); Ratenpläne, Saisons und Zahlungshistorie nicht. Preise für neue Buchungen legen Sie in FrontDesk an.
- Zahlungen, Anzahlungen und hinterlegte Karten: Karten-Token gehören dem Zahlungsanbieter des alten Systems und lassen sich nicht übertragen. Bereits kassierte Anzahlungen bleiben auf dem alten Konto; vermerken Sie sie an der Buchung.
- Folios, Rechnungen und Leistungshistorie: FrontDesk beginnt einen eigenen Nummernkreis. Bewahren Sie den Export oder die Rechnungs-PDFs des alten Systems für Steuerberater und gesetzliche Aufbewahrungsfristen (GoBD) auf.
- Status und Herkunft der Buchung: Jede Zeile wird eine bestätigte Buchung mit Herkunft „Excel-Import“. Stornierte Buchungen und No-Shows werden automatisch aussortiert, wenn die Datei eine erkannte Status-Spalte hat; entfernen Sie bereits abgereiste Aufenthalte vor dem Import, sonst kommen sie als bestätigt an.
- Meldeschein-Daten, Ausweisnummer, Staatsangehörigkeit und Geburtsdatum: In die Gästekartei gelangen nur Name, E-Mail und Telefon.
- Channel-Manager und OTA-Anbindungen: in FrontDesk neu einrichten, über Channex (bidirektional, separates Abo) oder per iCal-Kalender, mit neuer Zuordnung der Zimmertypen.
- Zimmer, Kategorien, Ratenpläne, Restriktionen, Benutzer, Housekeeping-Historie und Berichte: werden in FrontDesk eingerichtet; der Import legt nur Gäste und Buchungen an.
Und falls Sie FrontDesk eines Tages verlassen: Einstellungen → Datenexport lädt Buchungen, Gäste, Rechnungen und Zahlungen als Excel oder CSV herunter, für einen Betrieb oder die ganze Gruppe, in jedem Tarif. Ohne Ticket, ohne Gebühr, ohne Wartezeit.
Wie lange es dauert
Pension, Ferienwohnung, kleines Hotel (bis ca. 20 Zimmer)
30 bis 60 Minuten
Zimmer anlegen, kommende Buchungen exportieren, importieren. Die meiste Zeit geht in Zimmer und Preise, nicht in die Datei.
Mittleres Hotel (20 bis 150 Zimmer)
Ein halber Tag
Dieselben Schritte; exportieren Sie monats- oder quartalsweise, damit abgelehnte Zeilen schnell korrigiert sind, und schalten Sie die Kanäle am Umstiegstag um.
Großes Hotel oder Hotelgruppe
Etwa ein Tag pro Betrieb
Der Import arbeitet im geöffneten Betrieb: einer nach dem anderen, beginnend mit einem Pilothaus. Belegungsplan gegen das alte PMS prüfen, dann weiter. Kanäle und Mitarbeiterkonten brauchen mehr Zeit als die Datei.
Schätzungen für den ganzen Wechsel, keine Messungen: Der Import der Datei selbst dauert wenige Minuten.
Häufige Fragen
Wer übernimmt nach dem Umstieg den Channel-Manager?
FrontDesk hat keinen eingebauten Channel-Manager: Es verbindet sich bidirektional mit Booking.com, Airbnb, Expedia und weiteren OTAs über Channex (separates Abo) oder gleicht die Verfügbarkeit per iCal-Kalender ab. Am besten schalten Sie die Kanäle am selben Tag wie den Import um.
Kann ich den Import testen, bevor ich mich festlege?
Ja. Die 14-tägige Testphase braucht keine Kreditkarte und enthält den Import: Legen Sie zwei, drei Zimmer an, laden Sie einen echten Export hoch und prüfen Sie das Ergebnis im Belegungsplan. Die Demo zeigt ein Beispielhotel ganz ohne Konto.
Testen Sie den Import mit Ihrer Cloudbeds-Datei
Die Demo läuft auf einem Beispielhotel, ohne Formular und ohne Verkaufsgespräch; die 14-tägige Testphase braucht keine Kreditkarte.