Guía de migración
Migrar de Cloudbeds a FrontDesk
Exporta el informe de reservas de Cloudbeds e impórtalo: FrontDesk reconoce el formato de Cloudbeds por sus encabezados y rellena la correspondencia.
1. Exportar desde Cloudbeds
- En Cloudbeds, abre el listado de reservas (o el informe de reservas).
- Filtra las llegadas desde hoy y excluye las cancelaciones.
- Exporta en Excel o CSV.
- Si gestionas varios establecimientos, haz un archivo por establecimiento.
Los nombres de los menús cambian según la versión y el plan de Cloudbeds: si los tuyos no coinciden, busca el listado o el informe de reservas con un botón de exportar. No tenemos ninguna relación comercial con Cloudbeds.
2. Importar en FrontDesk
Sube el archivo en Importar. FrontDesk reconoce el formato de Cloudbeds por sus encabezados y rellena la correspondencia de abajo; puedes cambiar cada columna antes de confirmar.
guest namenameSe separa solo en nombre y apellidos («García, Lucía» o «Lucía García») cuando el archivo no trae una columna de nombre aparte.
first nameguest first namelast nameguest last nameemailguest emailphoneguest phoneroom numberroom nameroom typecheck in datecheck incheck out datecheck outadultschildrenreservation notesnotesgrand totaltotalNo cuentan mayúsculas ni espacios de más; si aparecen varios encabezados, gana el primero que esté en el archivo.
Particularidades de Cloudbeds
- • El formato se reconoce por los encabezados en inglés (Reservation Number, Check In Date…). Si tu exportación sale en español y no se detecta, asignas las columnas a mano en el paso de correspondencia, en un minuto.
- • El Grand Total de Cloudbeds pasa a ser el importe total de la estancia; depósitos y pagos ya cobrados se quedan en Cloudbeds.
Cómo se comporta la importación
- Crea primero tus habitaciones en FrontDesk. La columna de habitación debe coincidir exactamente con el nombre de una habitación (sin importar mayúsculas); una fila cuya habitación no existe se salta y te muestra el motivo.
- Llegada, salida y un nombre de huésped (nombre, apellidos o nombre completo) son obligatorios. Las fechas con hora («03/10/2026 14:00») y en formato día/mes se convierten solas.
- Sin huéspedes duplicados: se reconocen por correo y, si no hay, por nombre + apellidos; un cliente habitual conserva una sola ficha.
- Una fila que se solapa con una reserva existente en la misma habitación se rechaza: importar dos veces el mismo archivo no crea duplicados.
- Formatos: .xlsx, .xls o .csv, primera hoja, una reserva por fila, encabezados en la primera fila.
- No se escribe nada hasta que confirmas: ves el formato detectado, la correspondencia de columnas (editable) y una vista previa de las primeras filas.
Qué no se migra
La importación trae huéspedes y reservas. El resto se queda en Cloudbeds o se vuelve a configurar:
- Planes de tarifa y temporadas: el importe total de la estancia se importa si el export tiene una columna de precio (asignada a Importe total, leída en la moneda del alojamiento); planes de tarifa, temporadas e historial de pagos no. Las tarifas de las nuevas reservas se fijan en FrontDesk.
- Pagos, depósitos y tarjetas guardadas: los tokens de tarjeta pertenecen a la pasarela de pago del PMS anterior y no se transfieren. Los depósitos ya cobrados se quedan en esa cuenta; anótalos en la reserva.
- Folios, facturas e historial de cargos: FrontDesk abre su propia numeración. Guarda la exportación del sistema anterior (o los PDF de las facturas) para tu gestoría y los plazos legales de conservación.
- Estado y origen de la reserva: cada fila se convierte en una reserva confirmada con origen «Importación Excel». Las canceladas y los no-shows se descartan solos si el archivo trae una columna de estado reconocida; quita antes las estancias ya terminadas, o entrarán como confirmadas.
- Datos del parte de viajeros (documento, nacionalidad, fecha de nacimiento): a la ficha del huésped solo llegan nombre, correo y teléfono.
- Channel manager y conexiones con OTAs: se rehacen en FrontDesk con Channex (bidireccional, suscripción aparte) o con calendarios iCal, volviendo a mapear los tipos de habitación.
- Habitaciones, tipos, planes de tarifa, restricciones, usuarios, historial de limpieza e informes: se configuran en FrontDesk; la importación solo crea huéspedes y reservas.
Y si algún día dejas FrontDesk: Ajustes → Exportar datos descarga reservas, huéspedes, facturas y pagos en Excel o CSV, de un establecimiento o de todo el grupo, en cualquier plan. Sin ticket, sin coste, sin esperas.
Cuánto se tarda
Casa rural, hostal, hotel pequeño (hasta ~20 habitaciones)
30 a 60 minutos
Crear las habitaciones, exportar las reservas futuras, importar. Casi todo el tiempo se va en habitaciones y tarifas, no en el archivo.
Hotel mediano (20 a 150 habitaciones)
Media jornada
Los mismos pasos; exporta por meses o trimestres para corregir rápido las filas rechazadas, y cambia los canales el mismo día del paso.
Hotel grande o cadena
Aprox. un día por establecimiento
La importación trabaja sobre el establecimiento abierto: uno cada vez, empezando por uno piloto. Comprueba el planning frente al PMS anterior y sigue con el siguiente. Canales y cuentas del personal llevan más tiempo que el archivo.
Estimaciones de todo el cambio, no mediciones: importar el archivo en sí lleva unos minutos.
Preguntas frecuentes
¿Quién hace de channel manager después de migrar?
FrontDesk no trae channel manager integrado: se conecta en ambos sentidos con Booking.com, Airbnb, Expedia y otras OTAs a través de Channex (suscripción aparte), o sincroniza la disponibilidad con calendarios iCal. Lo mejor es cambiar los canales el mismo día de la importación.
¿Puedo probar la importación antes de decidirme?
Sí. La prueba de 14 días no pide tarjeta e incluye la importación: crea dos o tres habitaciones, sube una exportación real y mira el resultado en el planning. La demo enseña un hotel de ejemplo sin crear cuenta.
Prueba la importación con tu archivo de Cloudbeds
La demo funciona sobre un hotel de ejemplo, sin formularios ni llamadas comerciales; la prueba de 14 días no pide tarjeta.