Guide de migration
Migrer de Octorate vers FrontDesk
Exportez la liste des réservations d’Octorate en Excel : FrontDesk reconnaît les colonnes de l’export en italien (Referente, Arrivo, Partenza…).
1. Exporter depuis Octorate
- Dans Octorate, ouvrez la liste des réservations (ou le rapport des réservations).
- Filtrez les arrivées à partir d’aujourd’hui et excluez les annulations.
- Exportez en Excel.
- Si vous gérez plusieurs établissements, faites un fichier par établissement.
Les noms de menus changent selon les versions et les offres de Octorate : si les vôtres diffèrent, cherchez la liste ou le rapport des réservations avec un bouton d’export. Nous n’avons aucun lien commercial avec Octorate.
2. Importer dans FrontDesk
Chargez le fichier dans Import. FrontDesk reconnaît le format Octorate à ses en-têtes et pré-remplit la correspondance ci-dessous ; vous pouvez modifier chaque colonne avant de confirmer.
referenteospiteSéparé automatiquement en prénom et nom (« Martin, Claire » ou « Claire Martin ») quand le fichier n’a pas de colonne prénom distincte.
nomecognomeemaile-mailtelefonocellularecameraalloggiotipologiacheck-inarrivodata arrivocheck-outpartenzadata partenzaadultibambininotetotaleimportoprezzoMajuscules et espaces superflus ne comptent pas ; quand plusieurs en-têtes sont listés, le premier trouvé dans le fichier l’emporte.
Spécificités de Octorate
- • Le format dédié est construit sur l’export en italien. Si votre Octorate est en français, il peut ne pas être détecté : associez les colonnes à la main à l’étape de correspondance.
Comment se comporte l’import
- Créez d’abord vos chambres dans FrontDesk. La colonne chambre doit correspondre exactement au nom d’une chambre (majuscules indifférentes) ; une ligne dont la chambre est introuvable est ignorée, avec le motif affiché.
- Arrivée, départ et un nom de client (prénom, nom ou nom complet) sont obligatoires. Les dates avec heure (« 03/10/2026 14:00 ») et au format jour/mois sont converties automatiquement.
- Pas de doublons de clients : ils sont reconnus par e-mail, puis par prénom + nom ; un habitué garde une seule fiche.
- Une ligne qui chevauche une réservation existante sur la même chambre est refusée : importer deux fois le même fichier ne crée pas de doublons.
- Formats : .xlsx, .xls ou .csv, première feuille, une réservation par ligne, en-têtes sur la première ligne.
- Rien n’est écrit avant votre confirmation : vous voyez le format détecté, la correspondance des colonnes (modifiable) et un aperçu des premières lignes.
Ce qui ne migre pas
L’import apporte clients et réservations. Le reste reste dans Octorate ou se reconfigure :
- Plans tarifaires et saisons : le montant total du séjour est repris si l’export a une colonne de prix (associée à Montant total, lue dans la devise de l’établissement) ; plans tarifaires, saisons et historique des paiements ne le sont pas. Les tarifs des nouvelles réservations se règlent dans FrontDesk.
- Paiements, acomptes et cartes enregistrées : les jetons de carte appartiennent au prestataire de paiement de l’ancien PMS et ne se transfèrent pas. Les acomptes déjà encaissés restent sur l’ancien compte ; notez-les sur la réservation.
- Folios, factures et historique des prestations : FrontDesk ouvre sa propre numérotation. Gardez l’export de l’ancien logiciel (ou les PDF des factures) pour votre comptable et la durée légale de conservation.
- Statut et origine de la réservation : chaque ligne devient une réservation confirmée d’origine « Import Excel ». Les lignes annulées ou no-show sont écartées automatiquement quand le fichier contient une colonne de statut reconnue ; retirez les séjours déjà terminés avant l’import, sinon ils entrent comme confirmés.
- Pièces d’identité, nationalité et date de naissance : seuls le nom, l’e-mail et le téléphone rejoignent la fiche client.
- Channel manager et connexions OTA : à refaire dans FrontDesk via Channex (bidirectionnel, abonnement séparé) ou par calendriers iCal, en remappant les types de chambre.
- Chambres, types, plans tarifaires, restrictions, utilisateurs, historique du ménage et rapports : ils se configurent dans FrontDesk ; l’import crée uniquement clients et réservations.
Et si un jour vous quittez FrontDesk : Paramètres → Export des données télécharge réservations, clients, factures et paiements en Excel ou CSV, pour un établissement ou tout le groupe, quelle que soit l’offre. Sans ticket, sans frais, sans délai.
Combien de temps ça prend
Chambres d’hôtes, petit hôtel (jusqu’à ~20 chambres)
30 à 60 minutes
Créer les chambres, exporter les réservations à venir, importer. L’essentiel du temps passe dans les chambres et les tarifs, pas dans le fichier.
Hôtel moyen (20 à 150 chambres)
Une demi-journée
Mêmes étapes ; exportez par mois ou par trimestre pour corriger vite les lignes refusées, et rebranchez les canaux le jour de la bascule.
Grand hôtel ou groupe
Environ une journée par établissement
L’import travaille sur l’établissement ouvert : un à la fois, en commençant par un pilote. Vérifiez le planning face à l’ancien PMS, puis recommencez. Canaux et comptes du personnel prennent plus de temps que le fichier.
Estimations pour toute la bascule, pas des mesures : l’import du fichier lui-même prend quelques minutes.
Questions fréquentes
Qui fait office de channel manager après la migration ?
FrontDesk n’a pas de channel manager intégré : il se connecte dans les deux sens à Booking.com, Airbnb, Expedia et aux autres OTA via Channex (abonnement séparé), ou synchronise la disponibilité par calendriers iCal. Mieux vaut basculer les canaux le jour même de l’import.
Puis-je tester l’import avant de m’engager ?
Oui. L’essai de 14 jours ne demande pas de carte bancaire et inclut l’import : créez deux ou trois chambres, chargez un vrai export et regardez le résultat dans le planning. La démo montre un hôtel d’exemple sans même créer de compte.
Essayez l’import avec votre fichier Octorate
La démo tourne sur un hôtel d’exemple, sans formulaire ni appel commercial ; l’essai de 14 jours ne demande pas de carte bancaire.