Guia de migração
Migrar do Booking.com (extranet) para o FrontDesk
Gere tudo a partir da extranet do Booking.com? Descarregue a lista de reservas e importe-a: o FrontDesk reconhece as colunas do Booking.com.
1. Exportar do Booking.com (extranet)
- Na extranet do Booking.com, abra o separador Reservas.
- Escolha as chegadas a partir de hoje e descarregue a lista (Excel).
- Mantenha a coluna Estado: o FrontDesk lê-a e descarta sozinho cancelamentos e no-shows.
- Acrescente uma coluna com o número do quarto se tiver vários quartos do mesmo tipo (ver abaixo).
Os nomes dos menus mudam conforme a versão e o plano do Booking.com (extranet): se os seus não coincidirem, procure a lista ou o relatório de reservas com um botão de exportar. Não temos qualquer relação comercial com o Booking.com (extranet).
2. Importar no FrontDesk
Carregue o ficheiro em Importar. O FrontDesk reconhece o formato do Booking.com (extranet) pelos cabeçalhos e preenche a correspondência abaixo; pode mudar cada coluna antes de confirmar.
guest name(s)booked bySó é separado em nome e apelido («Silva, Ana» ou «Ana Silva») quando o ficheiro não traz uma coluna de nome à parte.
phone numberunit typeroomscheck-incheck-outadultschildrenremarkspriceMaiúsculas e espaços a mais não contam; se aparecerem vários cabeçalhos, ganha o primeiro que estiver no ficheiro.
Particularidades do Booking.com (extranet)
- • A exportação do Booking.com não traz o número do quarto, só o tipo. Dê aos seus quartos no FrontDesk os nomes dos tipos do Booking.com (se tiver um por tipo) ou acrescente o número ao ficheiro antes de importar.
- • O e-mail real do hóspede não chega: o Booking.com não o inclui nesta exportação. O telefone e os pedidos especiais, sim.
- • O ficheiro só tem as reservas do Booking.com. As diretas, as telefónicas e as de outras OTAs vão num ficheiro à parte.
Como se comporta a importação
- Crie primeiro os seus quartos no FrontDesk. A coluna do quarto tem de coincidir exatamente com o nome de um quarto (maiúsculas não contam); uma linha cujo quarto não existe é ignorada e mostra-lhe o motivo.
- Chegada, partida e um nome de hóspede (nome, apelido ou nome completo) são obrigatórios. As datas com hora («03/10/2026 14:00») e no formato dia/mês são convertidas sozinhas.
- Sem hóspedes duplicados: são reconhecidos pelo e-mail e, se não houver, por nome + apelido; um cliente habitual mantém uma só ficha.
- Uma linha que se sobrepõe a uma reserva existente no mesmo quarto é rejeitada: importar duas vezes o mesmo ficheiro não cria duplicados.
- Formatos: .xlsx, .xls ou .csv, primeira folha, uma reserva por linha, cabeçalhos na primeira linha.
- Nada é escrito até confirmar: vê o formato detetado, a correspondência das colunas (editável) e uma pré-visualização das primeiras linhas.
O que não se migra
A importação traz hóspedes e reservas. O resto fica no Booking.com (extranet) ou volta a configurar-se:
- Planos de tarifa e épocas: o valor total da estadia vem quando o export tem uma coluna de preço (associada a Valor total, lida na moeda do estabelecimento); planos de tarifa, épocas e histórico de pagamentos não. As tarifas das novas reservas definem-se no FrontDesk.
- Pagamentos, cauções e cartões guardados: os tokens de cartão pertencem ao gateway de pagamento do PMS anterior e não se transferem. As cauções já cobradas ficam nessa conta; registe-as na reserva.
- Contas-corrente, faturas e histórico de débitos: o FrontDesk abre a sua própria numeração. Guarde a exportação do sistema anterior (ou os PDF das faturas) para o contabilista e para os prazos legais de conservação.
- Estado e origem da reserva: cada linha passa a ser uma reserva confirmada com origem «Importação Excel». As canceladas e os no-shows são descartados sozinhos se o ficheiro trouxer uma coluna de estado reconhecida; retire antes as estadias já terminadas, ou entram como confirmadas.
- Dados do boletim de alojamento para o SEF/AIMA (documento, nacionalidade, data de nascimento): à ficha do hóspede só chegam nome, e-mail e telefone.
- Channel manager e ligações às OTAs: refazem-se no FrontDesk com o Channex (bidirecional, subscrição à parte) ou com calendários iCal, voltando a mapear os tipos de quarto.
- Quartos, tipos, planos de tarifa, restrições, utilizadores, histórico de limpeza e relatórios: configuram-se no FrontDesk; a importação só cria hóspedes e reservas.
E se um dia deixar o FrontDesk: Definições → Exportar dados descarrega reservas, hóspedes, faturas e pagamentos em Excel ou CSV, de um estabelecimento ou de todo o grupo, em qualquer plano. Sem pedidos ao suporte, sem custos, sem esperas.
Quanto tempo demora
Alojamento local, turismo rural, hotel pequeno (até ~20 quartos)
30 a 60 minutos
Criar os quartos, exportar as reservas futuras, importar. Quase todo o tempo vai para quartos e tarifas, não para o ficheiro.
Hotel médio (20 a 150 quartos)
Meio dia
Os mesmos passos; exporte por meses ou trimestres para corrigir depressa as linhas rejeitadas, e mude os canais no próprio dia da passagem.
Hotel grande ou grupo
Cerca de um dia por estabelecimento
A importação trabalha sobre o estabelecimento aberto: um de cada vez, começando por um piloto. Compare o mapa de reservas com o PMS anterior e passe ao seguinte. Canais e contas da equipa levam mais tempo do que o ficheiro.
Estimativas de toda a mudança, não medições: importar o ficheiro em si leva poucos minutos.
Perguntas frequentes
Preciso de um PMS se já uso a extranet?
Assim que vende por vários canais ou aceita reservas diretas, a extranet só vê as suas. Um PMS junta reservas, hóspedes, faturas e estado dos quartos num só sítio.
Os dados de cartão transferem-se?
Não. Os cartões que vê na extranet ficam no Booking.com e não entram nem na exportação nem na importação.
Quem faz de channel manager depois da migração?
O FrontDesk não traz channel manager integrado: liga-se nos dois sentidos ao Booking.com, Airbnb, Expedia e outras OTAs através do Channex (subscrição à parte), ou sincroniza a disponibilidade com calendários iCal. O melhor é mudar os canais no próprio dia da importação.
Posso testar a importação antes de decidir?
Sim. O teste de 14 dias não pede cartão e inclui a importação: crie dois ou três quartos, carregue uma exportação real e veja o resultado no mapa de reservas. A demo mostra um hotel de exemplo sem criar conta.
Teste a importação com o seu ficheiro do Booking.com (extranet)
A demo funciona sobre um hotel de exemplo, sem formulários nem chamadas comerciais; o teste de 14 dias não pede cartão.