Guia de migração
Migrar do Cloudbeds para o FrontDesk
Exporte o relatório de reservas do Cloudbeds e importe-o: o FrontDesk reconhece o formato do Cloudbeds pelos cabeçalhos e preenche a correspondência.
1. Exportar do Cloudbeds
- No Cloudbeds, abra a lista de reservas (ou o relatório de reservas).
- Filtre as chegadas a partir de hoje e exclua os cancelamentos.
- Exporte em Excel ou CSV.
- Se gere vários estabelecimentos, faça um ficheiro por estabelecimento.
Os nomes dos menus mudam conforme a versão e o plano do Cloudbeds: se os seus não coincidirem, procure a lista ou o relatório de reservas com um botão de exportar. Não temos qualquer relação comercial com o Cloudbeds.
2. Importar no FrontDesk
Carregue o ficheiro em Importar. O FrontDesk reconhece o formato do Cloudbeds pelos cabeçalhos e preenche a correspondência abaixo; pode mudar cada coluna antes de confirmar.
guest namenameSó é separado em nome e apelido («Silva, Ana» ou «Ana Silva») quando o ficheiro não traz uma coluna de nome à parte.
first nameguest first namelast nameguest last nameemailguest emailphoneguest phoneroom numberroom nameroom typecheck in datecheck incheck out datecheck outadultschildrenreservation notesnotesgrand totaltotalMaiúsculas e espaços a mais não contam; se aparecerem vários cabeçalhos, ganha o primeiro que estiver no ficheiro.
Particularidades do Cloudbeds
- • O formato é reconhecido pelos cabeçalhos em inglês (Reservation Number, Check In Date…). Se a sua exportação sair em português e não for detetada, atribui as colunas à mão no passo de correspondência, num minuto.
- • O Grand Total do Cloudbeds passa a ser o valor total da estadia; sinais e pagamentos já recebidos ficam no Cloudbeds.
Como se comporta a importação
- Crie primeiro os seus quartos no FrontDesk. A coluna do quarto tem de coincidir exatamente com o nome de um quarto (maiúsculas não contam); uma linha cujo quarto não existe é ignorada e mostra-lhe o motivo.
- Chegada, partida e um nome de hóspede (nome, apelido ou nome completo) são obrigatórios. As datas com hora («03/10/2026 14:00») e no formato dia/mês são convertidas sozinhas.
- Sem hóspedes duplicados: são reconhecidos pelo e-mail e, se não houver, por nome + apelido; um cliente habitual mantém uma só ficha.
- Uma linha que se sobrepõe a uma reserva existente no mesmo quarto é rejeitada: importar duas vezes o mesmo ficheiro não cria duplicados.
- Formatos: .xlsx, .xls ou .csv, primeira folha, uma reserva por linha, cabeçalhos na primeira linha.
- Nada é escrito até confirmar: vê o formato detetado, a correspondência das colunas (editável) e uma pré-visualização das primeiras linhas.
O que não se migra
A importação traz hóspedes e reservas. O resto fica no Cloudbeds ou volta a configurar-se:
- Planos de tarifa e épocas: o valor total da estadia vem quando o export tem uma coluna de preço (associada a Valor total, lida na moeda do estabelecimento); planos de tarifa, épocas e histórico de pagamentos não. As tarifas das novas reservas definem-se no FrontDesk.
- Pagamentos, cauções e cartões guardados: os tokens de cartão pertencem ao gateway de pagamento do PMS anterior e não se transferem. As cauções já cobradas ficam nessa conta; registe-as na reserva.
- Contas-corrente, faturas e histórico de débitos: o FrontDesk abre a sua própria numeração. Guarde a exportação do sistema anterior (ou os PDF das faturas) para o contabilista e para os prazos legais de conservação.
- Estado e origem da reserva: cada linha passa a ser uma reserva confirmada com origem «Importação Excel». As canceladas e os no-shows são descartados sozinhos se o ficheiro trouxer uma coluna de estado reconhecida; retire antes as estadias já terminadas, ou entram como confirmadas.
- Dados do boletim de alojamento para o SEF/AIMA (documento, nacionalidade, data de nascimento): à ficha do hóspede só chegam nome, e-mail e telefone.
- Channel manager e ligações às OTAs: refazem-se no FrontDesk com o Channex (bidirecional, subscrição à parte) ou com calendários iCal, voltando a mapear os tipos de quarto.
- Quartos, tipos, planos de tarifa, restrições, utilizadores, histórico de limpeza e relatórios: configuram-se no FrontDesk; a importação só cria hóspedes e reservas.
E se um dia deixar o FrontDesk: Definições → Exportar dados descarrega reservas, hóspedes, faturas e pagamentos em Excel ou CSV, de um estabelecimento ou de todo o grupo, em qualquer plano. Sem pedidos ao suporte, sem custos, sem esperas.
Quanto tempo demora
Alojamento local, turismo rural, hotel pequeno (até ~20 quartos)
30 a 60 minutos
Criar os quartos, exportar as reservas futuras, importar. Quase todo o tempo vai para quartos e tarifas, não para o ficheiro.
Hotel médio (20 a 150 quartos)
Meio dia
Os mesmos passos; exporte por meses ou trimestres para corrigir depressa as linhas rejeitadas, e mude os canais no próprio dia da passagem.
Hotel grande ou grupo
Cerca de um dia por estabelecimento
A importação trabalha sobre o estabelecimento aberto: um de cada vez, começando por um piloto. Compare o mapa de reservas com o PMS anterior e passe ao seguinte. Canais e contas da equipa levam mais tempo do que o ficheiro.
Estimativas de toda a mudança, não medições: importar o ficheiro em si leva poucos minutos.
Perguntas frequentes
Quem faz de channel manager depois da migração?
O FrontDesk não traz channel manager integrado: liga-se nos dois sentidos ao Booking.com, Airbnb, Expedia e outras OTAs através do Channex (subscrição à parte), ou sincroniza a disponibilidade com calendários iCal. O melhor é mudar os canais no próprio dia da importação.
Posso testar a importação antes de decidir?
Sim. O teste de 14 dias não pede cartão e inclui a importação: crie dois ou três quartos, carregue uma exportação real e veja o resultado no mapa de reservas. A demo mostra um hotel de exemplo sem criar conta.
Teste a importação com o seu ficheiro do Cloudbeds
A demo funciona sobre um hotel de exemplo, sem formulários nem chamadas comerciais; o teste de 14 dias não pede cartão.