Guida al cambio di gestionale
Passare da Bedzzle a FrontDesk
Da Bedzzle a FrontDesk: esporti le prenotazioni future in Excel o CSV e le carichi, con le colonne italiane riconosciute dall'import.
1. Esporta da Bedzzle
- In Bedzzle apri il planning o l'elenco prenotazioni e cerca la funzione di export (o un report delle prenotazioni).
- Limita il periodo agli arrivi futuri ed escludi le annullate.
- Salva in Excel o CSV.
I nomi dei menu cambiano fra versioni e piani di Bedzzle: se i tuoi sono diversi, cerca l'elenco o il report delle prenotazioni con un tasto di esportazione. Non abbiamo rapporti commerciali con Bedzzle.
2. Importa in FrontDesk
Carica il file in Importa. FrontDesk precompila la corrispondenza dalle parole delle intestazioni qui sotto; una colonna che non riconosce la assegni tu a mano, prima che venga scritto qualsiasi dato.
NomeNome ospiteGuest nameSe il file ha una sola colonna col nome intero, finisce tutta nel campo nome: basta per importare, e la dividi dopo dalla scheda ospite.
CognomeLast nameSurnameEmailE-mailTelefonoCellularePhoneCameraStanzaRoomUnitArrivoData arrivoCheck-inPartenzaData partenzaCheck-outAdultiAdultsBambiniChildrenNoteCommentiNotesMaiuscole e spazi in più non contano; se ne sono elencate più d'una, vale la prima trovata nel file.
In particolare con Bedzzle
- • Non c'è ancora un formato dedicato a Bedzzle: l'import legge le parole delle intestazioni (tabella sopra) e non la colonna di stato, quindi lascia fuori dall'export le prenotazioni annullate e i no-show.
- • Se il report mette nome e cognome in una sola colonna, arriva tutto nel campo nome: si importa lo stesso, e lo sistemi dopo dalla scheda ospite.
Come si comporta l'import
- Crea prima le camere in FrontDesk. La colonna camera deve coincidere col nome di una camera (maiuscole e minuscole non contano); una riga con una camera che non esiste viene saltata e ti viene mostrato il motivo.
- Servono arrivo, partenza e un nome ospite (nome, cognome o nome completo). Le date con l'ora ("03/10/2026 14:00") e il formato giorno/mese italiano si convertono da sole.
- Gli ospiti non si duplicano: si riconoscono dall'email, poi da nome + cognome, così chi torna ogni estate resta con una sola scheda.
- Una riga che si sovrappone a una prenotazione esistente sulla stessa camera viene rifiutata: caricare due volte lo stesso file non crea doppioni.
- Formati: .xlsx, .xls o .csv, primo foglio, una prenotazione per riga, intestazioni nella prima riga.
- Non si scrive nulla finché non confermi: vedi il formato riconosciuto, la corrispondenza delle colonne (modificabile) e l'anteprima delle prime righe.
Cosa non migra
L'import porta ospiti e prenotazioni. Il resto rimane su Bedzzle o si reimposta:
- Piani tariffari e stagioni: il totale del soggiorno arriva se l'export ha una colonna prezzo (assegnata a Totale soggiorno, letta come importo nella valuta della struttura), ma piani tariffari, stagioni e storico pagamenti no. Le tariffe per le nuove prenotazioni le imposti in FrontDesk.
- Pagamenti, caparre e carte memorizzate: i token delle carte appartengono al circuito di pagamento del vecchio gestionale e non si possono spostare. Le caparre già incassate restano sul vecchio conto: annotale sulla prenotazione.
- Conti, fatture e addebiti passati: FrontDesk apre la sua numerazione. Conserva l'export del vecchio gestionale (o i PDF delle fatture) per il commercialista e per i dieci anni di conservazione.
- Stato e canale della prenotazione: ogni riga diventa una prenotazione confermata con origine "Import Excel". Le righe con stato annullata o no-show vengono scartate da sole quando il file ha la colonna di stato; i soggiorni già conclusi toglili prima di caricare il file, o entrano come confermati.
- Documenti, cittadinanza e data di nascita degli ospiti: della scheda ospite arrivano solo nome, email e telefono. I documenti per Alloggiati Web li raccogli al check-in come sempre.
- Collegamenti al channel manager e alle OTA: si rifanno in FrontDesk tramite Channex (bidirezionale, abbonamento a parte) o calendari iCal, rimappando le tipologie di camera.
- Camere, tipologie, piani tariffari, restrizioni, utenti, storico pulizie e report: si impostano in FrontDesk; l'import crea solo ospiti e prenotazioni.
E se un giorno lasci FrontDesk: Impostazioni → Esporta dati scarica prenotazioni, ospiti, fatture e pagamenti in Excel o CSV, per una struttura o per tutto il gruppo, su qualsiasi piano. Senza ticket, senza costi, senza attese.
Quanto ci vuole
B&B, affittacamere, piccolo hotel (fino a ~20 camere)
30–60 minuti
Crei le camere, esporti le prenotazioni future, importi. Il grosso del tempo va in camere e tariffe, non nel file.
Hotel medio (20–150 camere)
Mezza giornata
Stessi passi; esporta per mese o per trimestre, così le righe rifiutate si sistemano in fretta, e ricollega i canali il giorno del passaggio.
Grande hotel o gruppo
Circa un giorno per struttura
L'import lavora sulla struttura aperta: una alla volta, partendo da una pilota. Controlli il planning contro il vecchio gestionale, poi ripeti. Canali e utenti del personale richiedono più tempo del file.
Stime per tutto il passaggio, non misure: l'import del file in sé richiede pochi minuti.
Domande frequenti
Chi fa da channel manager dopo il passaggio?
FrontDesk non ha un channel manager interno: si collega in due direzioni a Booking.com, Airbnb, Expedia e alle altre OTA tramite Channex (abbonamento a parte), oppure sincronizza la disponibilità con i calendari iCal. Conviene spostare i canali lo stesso giorno dell'import.
Posso provare l'import prima di decidere?
Sì. La prova di 14 giorni non chiede la carta di credito e include l'import: crea un paio di camere, carica un export vero e guarda il risultato nel planning. La demo su /demo mostra un hotel di esempio senza nemmeno registrarsi.
Prova l'import col tuo file di Bedzzle
La demo gira su un hotel di esempio, senza moduli né telefonate commerciali; la prova di 14 giorni non chiede la carta di credito.