Guida al cambio di gestionale
Passare da Octorate a FrontDesk
Esporti l'elenco prenotazioni di Octorate in Excel e lo carichi: FrontDesk riconosce da solo le colonne italiane di Octorate (Referente, Ospite, Arrivo, Partenza, Adulti…).
1. Esporta da Octorate
- In Octorate apri l'elenco delle prenotazioni.
- Filtra per arrivi da oggi in poi ed escludi le annullate.
- Esporta in Excel.
- Se gestisci più strutture in Octorate, fai un file per struttura.
I nomi dei menu cambiano fra versioni e piani di Octorate: se i tuoi sono diversi, cerca l'elenco o il report delle prenotazioni con un tasto di esportazione. Non abbiamo rapporti commerciali con Octorate.
2. Importa in FrontDesk
Carica il file in Importa. FrontDesk riconosce il formato Octorate dalle intestazioni e precompila la corrispondenza qui sotto; puoi comunque cambiare ogni colonna prima di confermare.
referenteospiteDiviso da solo in nome e cognome ("Rossi, Anna" oppure "Anna Rossi"); si usa quando il file non ha una colonna separata per il nome.
nomecognomeemaile-mailtelefonocellularecameraalloggiotipologiacheck-inarrivodata arrivocheck-outpartenzadata partenzaadultibambininotetotaleimportoprezzoMaiuscole e spazi in più non contano; se ne sono elencate più d'una, vale la prima trovata nel file.
In particolare con Octorate
- • Il formato è costruito sull'export in italiano (Referente, Ospite, Camera, Arrivo, Partenza, Note). Se usi Octorate in un'altra lingua il formato potrebbe non essere riconosciuto: assegni le colonne a mano nel passo di corrispondenza, è questione di un minuto.
- • Il nome del referente o dell'ospite viene diviso in nome e cognome quando mancano le colonne Nome e Cognome separate.
- • Se il file contiene la colonna Stato, le prenotazioni annullate e i no-show vengono scartate da sole.
Come si comporta l'import
- Crea prima le camere in FrontDesk. La colonna camera deve coincidere col nome di una camera (maiuscole e minuscole non contano); una riga con una camera che non esiste viene saltata e ti viene mostrato il motivo.
- Servono arrivo, partenza e un nome ospite (nome, cognome o nome completo). Le date con l'ora ("03/10/2026 14:00") e il formato giorno/mese italiano si convertono da sole.
- Gli ospiti non si duplicano: si riconoscono dall'email, poi da nome + cognome, così chi torna ogni estate resta con una sola scheda.
- Una riga che si sovrappone a una prenotazione esistente sulla stessa camera viene rifiutata: caricare due volte lo stesso file non crea doppioni.
- Formati: .xlsx, .xls o .csv, primo foglio, una prenotazione per riga, intestazioni nella prima riga.
- Non si scrive nulla finché non confermi: vedi il formato riconosciuto, la corrispondenza delle colonne (modificabile) e l'anteprima delle prime righe.
Cosa non migra
L'import porta ospiti e prenotazioni. Il resto rimane su Octorate o si reimposta:
- Piani tariffari e stagioni: il totale del soggiorno arriva se l'export ha una colonna prezzo (assegnata a Totale soggiorno, letta come importo nella valuta della struttura), ma piani tariffari, stagioni e storico pagamenti no. Le tariffe per le nuove prenotazioni le imposti in FrontDesk.
- Pagamenti, caparre e carte memorizzate: i token delle carte appartengono al circuito di pagamento del vecchio gestionale e non si possono spostare. Le caparre già incassate restano sul vecchio conto: annotale sulla prenotazione.
- Conti, fatture e addebiti passati: FrontDesk apre la sua numerazione. Conserva l'export del vecchio gestionale (o i PDF delle fatture) per il commercialista e per i dieci anni di conservazione.
- Stato e canale della prenotazione: ogni riga diventa una prenotazione confermata con origine "Import Excel". Le righe con stato annullata o no-show vengono scartate da sole quando il file ha la colonna di stato; i soggiorni già conclusi toglili prima di caricare il file, o entrano come confermati.
- Documenti, cittadinanza e data di nascita degli ospiti: della scheda ospite arrivano solo nome, email e telefono. I documenti per Alloggiati Web li raccogli al check-in come sempre.
- Collegamenti al channel manager e alle OTA: si rifanno in FrontDesk tramite Channex (bidirezionale, abbonamento a parte) o calendari iCal, rimappando le tipologie di camera.
- Camere, tipologie, piani tariffari, restrizioni, utenti, storico pulizie e report: si impostano in FrontDesk; l'import crea solo ospiti e prenotazioni.
E se un giorno lasci FrontDesk: Impostazioni → Esporta dati scarica prenotazioni, ospiti, fatture e pagamenti in Excel o CSV, per una struttura o per tutto il gruppo, su qualsiasi piano. Senza ticket, senza costi, senza attese.
Quanto ci vuole
B&B, affittacamere, piccolo hotel (fino a ~20 camere)
30–60 minuti
Crei le camere, esporti le prenotazioni future, importi. Il grosso del tempo va in camere e tariffe, non nel file.
Hotel medio (20–150 camere)
Mezza giornata
Stessi passi; esporta per mese o per trimestre, così le righe rifiutate si sistemano in fretta, e ricollega i canali il giorno del passaggio.
Grande hotel o gruppo
Circa un giorno per struttura
L'import lavora sulla struttura aperta: una alla volta, partendo da una pilota. Controlli il planning contro il vecchio gestionale, poi ripeti. Canali e utenti del personale richiedono più tempo del file.
Stime per tutto il passaggio, non misure: l'import del file in sé richiede pochi minuti.
Stai ancora valutando? Prezzi e funzioni a confronto.
FrontDesk o OctorateDomande frequenti
Chi fa da channel manager dopo il passaggio?
FrontDesk non ha un channel manager interno: si collega in due direzioni a Booking.com, Airbnb, Expedia e alle altre OTA tramite Channex (abbonamento a parte), oppure sincronizza la disponibilità con i calendari iCal. Conviene spostare i canali lo stesso giorno dell'import.
Alloggiati Web e imposta di soggiorno continuano a funzionare?
FrontDesk ha l'export per Alloggiati Web e il calcolo dell'imposta di soggiorno, ma i documenti degli ospiti non si importano: li raccogli al check-in come fai già.
Posso provare l'import prima di decidere?
Sì. La prova di 14 giorni non chiede la carta di credito e include l'import: crea un paio di camere, carica un export vero e guarda il risultato nel planning. La demo su /demo mostra un hotel di esempio senza nemmeno registrarsi.
Prova l'import col tuo file di Octorate
La demo gira su un hotel di esempio, senza moduli né telefonate commerciali; la prova di 14 giorni non chiede la carta di credito.