In Italia la fattura tra soggetti residenti è elettronica dal 1° gennaio 2019 (L. 205/2017): un file XML nel formato FatturaPA trasmesso tramite lo SDI (Sistema di Interscambio) dell'Agenzia delle Entrate, che lo controlla e lo recapita al destinatario. Dal 2024 l'obbligo vale anche per i contribuenti in regime forfettario. Una fattura emessa su carta o in PDF a un cliente italiano non è considerata emessa.
Come si recapita: al cliente con partita IVA tramite il suo codice destinatario (7 caratteri) o la sua PEC. Al cliente privato si indica il codice fiscale e il codice destinatario "0000000": la fattura arriva nell'area riservata del cliente sul sito dell'Agenzia delle Entrate, e la struttura deve consegnargli anche una copia, ad esempio in PDF. Lo SDI rilascia notifiche: consegna, mancata consegna (la fattura è comunque emessa ed è disponibile nel cassetto fiscale), scarto per errori formali.
Fattura o documento commerciale: per gli ospiti privati che non la chiedono, alberghi e strutture con partita IVA certificano il corrispettivo con il documento commerciale emesso dal registratore telematico (D.Lgs. 127/2015). La fattura si emette quando l'ospite o la sua azienda la chiede, al più tardi al momento del pagamento. Il termine di emissione è entro 12 giorni dall'operazione (art. 21 DPR 633/72).
L'IVA nel settore: il servizio di alloggio nelle strutture ricettive è di norma al 10%. L'imposta di soggiorno riscossa per conto del Comune non è un corrispettivo: si indica in fattura fuori campo IVA come somma esclusa ai sensi dell'art. 15 del DPR 633/72 (natura N1).
Esempio pratico: un rappresentante resta 2 notti a 90€ e chiede fattura alla sua azienda. Righe: alloggio 180€ IVA inclusa, cioè 163,64€ di imponibile e 16,36€ di IVA al 10%; imposta di soggiorno 2 × 3€ = 6€ in N1. Totale documento 186€. Codice destinatario dell'azienda, partita IVA, sede. Un codice destinatario sbagliato porta a uno scarto o a un recapito nel posto sbagliato: meglio verificarlo al check-in.
Errore tipico: emettere sia il documento commerciale sia la fattura per lo stesso importo senza collegarli, che duplica il corrispettivo; mettere l'imposta di soggiorno con IVA; correggere una fattura emessa invece di stornarla con una nota di credito.
Cosa fare: chiedi i dati fiscali prima dell'arrivo per chi viaggia per lavoro, controlla le notifiche SDI ogni settimana e conserva le fatture in conservazione sostitutiva (il servizio gratuito dell'Agenzia è un'opzione).
Nel nostro PMS: le fatture e le note di credito emesse dal conto del soggiorno generano l'XML FatturaPA (versione 1.2.2, tra privati) e si inviano allo SDI tramite un intermediario accreditato (Invoicetronic), con la tua chiave o quella della piattaforma. Gli esiti arrivano tramite notifiche e sono ridotti ai pochi stati che contano per l'hotel. Le righe a IVA zero, come l'imposta di soggiorno, escono con natura N1 e il riferimento all'art. 15. Sulla fattura sono riportati codice destinatario o PEC del cliente e il CIN della struttura.
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