Cos'è l'obbligo di comunicazione delle presenze?
In Italia, tutte le strutture ricettive sono obbligate per legge a comunicare le generalità degli ospiti alla Polizia di Stato entro 24 ore dal check-in. Questo obbligo è in vigore dal T.U.L.P.S. (Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza) e si applica a hotel, B&B, affittacamere, agriturismi e qualsiasi struttura che ospiti turisti.
Il portale Alloggiati Web
La Questura di riferimento fornisce le credenziali per accedere al portale Alloggiati Web (alloggiati.poliziadistato.it). Da qui puoi:
- ●Caricare il file con le presenze
- ●Verificare lo stato delle comunicazioni
- ●Consultare le ricevute
Come si invia la comunicazione?
La comunicazione avviene tramite upload di un file .txt in formato fisso (non Excel, non CSV). Ogni record del file rappresenta un ospite.
Il formato: Record tipo 16
Il formato standard è chiamato "Record tipo 16" e ha campi a lunghezza fissa:
- ●Tipo record (16)
- ●Data di arrivo
- ●Durata soggiorno
- ●Nome e cognome
- ●Sesso
- ●Data di nascita
- ●Luogo di nascita
- ●Tipo documento
- ●Numero documento
- ●Luogo di rilascio documento
- ●Nazionalità
Ogni campo ha una lunghezza precisa in caratteri e deve essere paddinato con spazi se più corto. Un errore nel formato rende il file non accettato.
Come generare il file con frontdesk
frontdesk genera automaticamente il file nel formato corretto:
- Vai su Report → tab Alloggiati Web
- Seleziona il periodo (di solito giorno corrente o settimana)
- Clicca Scarica file .txt
- Il file viene generato lato client, senza invio a server esterni
- Carica il file sul portale della Questura
Il file è pronto all'uso: caratteri correttamente paddinati, codifiche conformi, formato ministeriale.
Campi anagrafici necessari per ogni ospite
Per generare la schedina, ogni ospite deve avere compilati:
- ●Nome e cognome
- ●Data di nascita
- ●Luogo di nascita
- ●Nazionalità
- ●Tipo documento (carta d'identità / passaporto / patente)
- ●Numero documento
- ●Luogo di rilascio
frontdesk raccoglie tutti questi dati nella scheda ospite.
Scadenze e sanzioni
Entro 24 ore dal check-in. Non c'è deroga.
Le sanzioni per mancata o tardiva comunicazione sono previste dall'art. 109 T.U.L.P.S. e possono arrivare fino a 103€ per ogni ospite non comunicato, oltre a possibili sanzioni accessorie.
Consigli pratici
- Invia la comunicazione durante il check-in, non alla fine della giornata. Riduci il rischio di dimenticare.
- Conserva le ricevute del portale per almeno 5 anni.
- Compila i dati degli ospiti al momento dell'arrivo, non a posteriori: la qualità dei dati migliora e hai tutto pronto per l'invio.
- Con un gestionale come frontdesk, il file viene generato in un secondo: non c'è motivo di rimandare.
Domande frequenti
Devo comunicare i bambini? Sì, in linea di principio. Alcuni comuni prevedono esenzioni per minori di una certa età, ma la comunicazione alla PS è per tutti gli ospiti.
E se il file viene rifiutato? Il portale indica l'errore. Gli errori più comuni sono: codice comune non valido, data nel formato sbagliato, caratteri speciali non gestiti. Un gestionale che genera il file correttamente evita questi problemi.
Devo conservare copia del file? Sì. Conserva una copia locale per ogni comunicazione inviata.
frontdesk è il gestionale gratuito per hotel e B&B italiani.
Provalo gratis