Il night audit, in piccolo
Negli hotel con reception notturna il night audit è la procedura con cui, ogni notte, si chiude la giornata: si verificano arrivi, partenze, conti e incassi, e si prepara il giorno dopo. In un B&B o in una casa vacanze nessuno fa il turno di notte, ma il bisogno è lo stesso: gli errori che non trovi la sera li trovi il giorno dopo, quando costano di più.
Bastano dieci minuti, sempre alla stessa ora, con la stessa lista.
La lista della sera
1. Arrivi del giorno
- ●Sono arrivati tutti gli ospiti attesi? Chi non si è presentato va gestito come no-show secondo la tua policy, e la camera va eventualmente rimessa in vendita per le notti successive
- ●Ci sono ospiti arrivati in più rispetto alla prenotazione? Vanno registrati e aggiunti al conto
2. Alloggiati Web
- ●Hai inviato la comunicazione per tutti gli arrivati di oggi? Il termine è di 24 ore dall'arrivo: se lo fai ogni sera, non rischi mai di superarlo
- ●Hai scaricato e conservato la ricevuta?
Con l'export Alloggiati Web gratuito generi il file nel formato del portale partendo dai dati degli ospiti, senza ricopiarli a mano.
3. Conti e pagamenti
- ●Ogni pagamento ricevuto oggi (contanti, POS, bonifico, pagamenti incassati dalle OTA) è registrato sul folio giusto?
- ●Il contante in cassa corrisponde a quello registrato?
- ●Ci sono conti di ospiti in partenza domani ancora aperti o con importi da verificare?
4. Tassa di soggiorno
- ●Per gli arrivi di oggi, l'importo è calcolato su notti e ospiti corretti, con le esenzioni previste dal tuo Comune? Il calcolatore della tassa di soggiorno fa il conto per notte e per ospite
5. Calendari
- ●Le prenotazioni arrivate oggi dai portali sono tutte nel planner?
- ●Le date chiuse su un canale sono chiuse anche sugli altri? Con la sincronizzazione iCal i ritardi esistono: un controllo serale riduce il rischio di overbooking
La preparazione di domani
- ●Lista partenze e arrivi, con orari previsti e richieste speciali (early check-in, late check-out, lettino, allergie)
- ●Priorità delle pulizie: prima le camere con arrivo in giornata
- ●Messaggi da inviare: istruzioni di check-in agli arrivi, promemoria di check-out alle partenze
- ●Manutenzione: le segnalazioni aperte da risolvere prima di un arrivo
Perché la stessa ora ogni giorno
Il valore della routine sta nella regolarità: un controllo saltato è proprio quello in cui si nasconde l'errore. Scegli un orario fisso (per esempio dopo l'ultimo arrivo previsto) e fai la lista anche nei giorni tranquilli: sono quelli in cui è più facile dimenticare una schedina.
Come un gestionale aiuta
Con un gestionale la chiusura diventa una lettura: arrivi, partenze, conti aperti e stato delle camere sono su un'unica schermata, e il file Alloggiati si genera dai dati già inseriti. In FrontDesk trovi il flusso Alloggiati Web collegato alle prenotazioni e il planner con arrivi e partenze del giorno.
Riepilogo pratico
- Ogni sera, stessa ora, stessa lista: dieci minuti
- Arrivi e no-show, poi Alloggiati Web inviati con ricevuta
- Pagamenti registrati e cassa quadrata
- Tassa di soggiorno corretta per gli arrivi del giorno
- Calendari dei portali allineati al planner
- Lista di domani: arrivi, partenze, pulizie, messaggi, manutenzione
FrontDesk è il gestionale gratuito per hotel e B&B italiani.
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