A cosa serve (e a cosa no)
Il deposito cauzionale è una somma a garanzia di eventuali danni o consumi non pagati, da restituire a fine soggiorno se tutto è in ordine. Non è un anticipo sul prezzo e non è una caparra: la caparra si riferisce alla prenotazione (e alla sua cancellazione), la cauzione allo stato dell'alloggio.
Un deposito ben gestito ha un effetto preventivo più che risarcitorio: l'ospite che sa di avere una cauzione in gioco tende a rispettare le regole della casa.
Questa è una guida divulgativa: per clausole contrattuali e aspetti fiscali di un caso concreto, confrontati con un consulente.
Tre modi di incassarlo
| Modalità | Come funziona | Pro | Contro |
|---|---|---|---|
| Contanti all'arrivo | L'ospite lascia la somma, la ritira alla partenza | Semplice, immediato | Gestione del contante, ricevuta da firmare; limite all'uso del contante (5.000 € dal 2023) |
| Bonifico prima dell'arrivo | L'ospite versa, tu restituisci dopo il controllo | Tracciabile | Commissioni e tempi per la restituzione, ospiti stranieri meno propensi |
| Pre-autorizzazione su carta | L'importo viene "bloccato" sulla carta, non addebitato | Nessun movimento di denaro se non ci sono danni | Il blocco scade dopo un numero di giorni che dipende da banca e circuito: verifica con il tuo fornitore di pagamenti |
La pre-autorizzazione è la soluzione più comoda per soggiorni brevi: se la casa è in ordine basta lasciarla scadere o rilasciarla; se c'è un danno documentato, si addebita l'importo entro la validità del blocco.
Cosa consentono le piattaforme
- ●Booking.com permette di indicare nelle condizioni della struttura un deposito cauzionale, con importo e modalità di incasso e di restituzione: quello che scrivi lì è ciò che l'ospite ha accettato prenotando
- ●Airbnb non consente di chiedere pagamenti al di fuori della piattaforma: per i danni si passa dalla procedura di richiesta di rimborso prevista da Airbnb per gli host
Le regole delle piattaforme cambiano: prima di impostare la cauzione, leggi le condizioni aggiornate nel tuo pannello. Per le prenotazioni dirette, invece, la cauzione va scritta nel contratto.
Quanto chiedere
Per un soggiorno turistico non c'è un importo standard: lo stabilisci tu, e deve essere proporzionato al valore di ciò che l'ospite può danneggiare e al prezzo del soggiorno. Un importo sproporzionato rispetto a un weekend scoraggia la prenotazione più di quanto protegga. Ragiona su quanto costa sostituire gli oggetti più esposti (biancheria, stoviglie, telecomando, piccoli elettrodomestici) e sulla franchigia della tua assicurazione: la cauzione copre i danni piccoli, la polizza quelli grandi.
Documentare prima e dopo
Senza prove, trattenere una cauzione diventa una discussione. La routine minima:
- Foto datate di ogni ambiente dopo le pulizie, prima di ogni arrivo
- Inventario scritto degli oggetti presenti (stoviglie, telecomandi, chiavi, biancheria)
- Controllo al check-out, possibilmente con l'ospite presente; se il check-out è autonomo, controllo subito dopo con nuove foto
- Comunicazione scritta all'ospite dell'eventuale trattenuta, con foto e costo della riparazione o sostituzione
Trattieni solo ciò che puoi dimostrare, e solo per danni: non per l'usura normale né per una pulizia già inclusa nel prezzo.
Restituzione: scrivi il termine
Indica nel contratto o nelle condizioni entro quanti giorni restituisci la cauzione e con quale modalità. Una restituzione puntuale evita recensioni negative e contestazioni. Il deposito restituito non è un tuo ricavo; se ne trattieni una parte a titolo di risarcimento, chiedi al commercialista come trattarla.
Il generatore di contratto di locazione breve include già la clausola sul deposito cauzionale: inserisci importo e condizioni di restituzione e stampi o salvi in PDF, senza registrarti.
Riepilogo pratico
- Cauzione per i danni, caparra per la prenotazione: non confonderle
- Pre-autorizzazione su carta per i soggiorni brevi, contratto scritto per le prenotazioni dirette
- Su Airbnb niente pagamenti esterni: usa la procedura della piattaforma
- Importo proporzionato, in coordinamento con la franchigia dell'assicurazione
- Foto e inventario prima e dopo ogni soggiorno
- Termine di restituzione scritto e rispettato
FrontDesk è il gestionale gratuito per hotel e B&B italiani.
Provalo gratis