Il punto di partenza: l'art. 109 del T.U.L.P.S.
Chi dà alloggio a pagamento deve farsi consegnare un documento d'identità da ogni ospite e comunicarne le generalità alla Questura, tramite il portale Alloggiati Web, entro 24 ore dall'arrivo (subito, per soggiorni più brevi di 24 ore). L'obbligo vale per hotel, B&B, affittacamere e locazioni brevi.
Il check-in autonomo (cassetta portachiavi, serratura con codice, app) non elimina questo obbligo: cambia il modo di adempierlo.
Questa è una guida divulgativa: la materia è stata oggetto di atti e sentenze recenti. Prima di organizzare il tuo check-in, verifica lo stato attuale e le indicazioni della Questura competente.
La circolare del novembre 2024
Con una circolare del 18 novembre 2024, il Ministero dell'Interno ha indicato che l'identificazione degli ospiti dovesse avvenire di persona ("de visu"), verificando la corrispondenza tra documento e persona, e che le modalità completamente automatizzate (documenti inviati via chat e chiavi in cassetta) non fossero sufficienti.
La sentenza del TAR Lazio del 2025
Nel maggio 2025 il TAR del Lazio ha annullato quella circolare, ritenendo che la legge non imponga l'identificazione in presenza. La vicenda ha avuto un'ampia eco e può avere ulteriori sviluppi in appello: per questo non considerare definitivo nessun assetto senza aver controllato lo stato attuale della questione.
Quello che nessuna sentenza ha messo in discussione è il nucleo dell'obbligo: ogni persona alloggiata va identificata e comunicata entro 24 ore, con dati corretti e riferiti a chi dorme davvero nell'alloggio.
Il rischio concreto del check-in solo digitale
Il problema pratico del self check-in non è la cassetta in sé, ma la verifica: se ricevi le foto dei documenti di due persone e nell'alloggio ne dormono quattro, o persone diverse, la comunicazione ad Alloggiati Web è sbagliata e la responsabilità è tua. Il rischio sale con le prenotazioni fatte da terzi e con gli ospiti che non hai mai sentito.
Come organizzarsi in pratica
- Raccogli i documenti prima dell'arrivo, per tutti gli ospiti, attraverso un canale sicuro (non gruppi di chat condivisi), con un'informativa privacy che spieghi perché li chiedi
- Verifica la corrispondenza tra numero di ospiti prenotati, documenti ricevuti e persone effettivamente arrivate. Molti gestori fanno un incontro breve all'arrivo o un controllo nel primo giorno
- Consegna il codice o la chiave solo dopo aver ricevuto tutti i documenti
- Invia la comunicazione entro 24 ore: con l'export Alloggiati Web gratuito generi il file nel formato del portale senza ricopiare i dati a mano
- Chiedi alla Questura se ha indicazioni specifiche sulle modalità di identificazione a distanza
Attenzione anche alle regole comunali
Indipendentemente dall'identificazione, alcuni Comuni (ad esempio Firenze, per il centro storico) hanno introdotto limiti all'installazione delle cassette portachiavi su spazi pubblici o su facciate. Prima di fissarne una al portone o a una ringhiera, controlla il regolamento del tuo Comune e del condominio.
Riepilogo pratico
- L'obbligo di identificare e comunicare ogni ospite entro 24 ore resta in ogni caso
- La circolare del 2024 che imponeva il "de visu" è stata annullata dal TAR Lazio nel 2025: verifica gli sviluppi
- Raccogli e verifica i documenti di tutti gli ospiti prima di consegnare le chiavi
- Controlla che le persone arrivate corrispondano ai documenti ricevuti
- Verifica le regole comunali e condominiali sulle cassette portachiavi
FrontDesk è il gestionale gratuito per hotel e B&B italiani.
Provalo gratis