Il check-out è l'ultima impressione (e l'inizio della prossima)
Il check-in decide come parte il soggiorno; il check-out decide che cosa l'ospite scriverà nella recensione e quanto tempo avranno le pulizie per preparare la camera al prossimo arrivo. Un check-out disordinato costa due volte: all'ospite che se ne va e a quello che arriva.
Il giorno prima
- ●Messaggio di promemoria con l'orario di check-out e le istruzioni per le chiavi (dove lasciarle se il check-out è autonomo)
- ●Proposta di late check-out a pagamento, solo se la camera non ha un arrivo nello stesso giorno: controlla il planner prima di offrirlo
- ●Verifica del conto: extra consumati, servizi aggiuntivi, tassa di soggiorno da incassare se non è già stata pagata
- ●Lista partenze consegnata a chi fa le pulizie, con l'ordine di priorità
Al momento del check-out
- Saldo del conto: chiudi il folio con tutti gli addebiti e i pagamenti registrati
- Tassa di soggiorno: verifica di averla incassata per tutte le notti e tutti gli ospiti non esenti. Se hai dubbi sull'importo, il calcolatore della tassa di soggiorno fa il conto per notte e per ospite
- Ricevuta o fattura: consegnala subito, con la tassa di soggiorno su una riga separata. Se affitti senza partita IVA, il generatore di ricevuta per affitti brevi la prepara in un minuto
- Chiavi e badge: ritira e conta
- Una domanda aperta: "Com'è andato il soggiorno?" Un problema detto a voce è un problema che non finisce in una recensione
Subito dopo
- ●Giro della camera: danni, oggetti mancanti, oggetti dimenticati
- ●Oggetti dimenticati: conservali con un'etichetta (camera, data, nome ospite) e scrivi all'ospite; accordati sulla spedizione a suo carico
- ●Stato camera "da pulire": aggiornalo subito, così le pulizie sanno da dove partire
- ●Segnalazioni di manutenzione: una lampadina bruciata annotata oggi non diventa una recensione domani
- ●Deposito cauzionale: rilascialo o restituiscilo nei tempi promessi, o comunica per iscritto l'eventuale trattenuta
Il giorno dopo
- ●Messaggio di ringraziamento con l'invito a lasciare una recensione, e il link al tuo sito per la prossima prenotazione diretta
- ●Registrazioni: la partenza effettiva entra nei dati di arrivi e presenze per la rilevazione ISTAT. Alloggiati Web, invece, riguarda solo l'arrivo: non c'è una comunicazione di partenza da inviare
Gli errori più comuni
- ●Promettere un late check-out senza controllare gli arrivi del giorno
- ●Dimenticare la tassa di soggiorno sugli ospiti aggiunti durante il soggiorno
- ●Lasciare lo stato della camera invariato: le pulizie non sanno che è libera
- ●Restituire la cauzione in ritardo, o trattenerla senza foto a supporto
Riepilogo pratico
- Il giorno prima: promemoria, verifica del conto, lista partenze alle pulizie
- Al check-out: saldo, tassa di soggiorno, ricevuta, chiavi, una domanda aperta
- Subito dopo: giro della camera, oggetti dimenticati, stato "da pulire", manutenzione
- Il giorno dopo: ringraziamento e invito a prenotare direttamente la prossima volta
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