Perché "quanto costa" non ha una risposta a canone unico
Chi cerca "quanto costa un gestionale per hotel" si aspetta spesso un numero solo. La risposta onesta è che esistono almeno quattro fasce molto diverse tra loro, e il canone mensile pubblicizzato è quasi sempre solo una parte del costo reale. Questa guida attraversa le fasce in ordine, dal foglio Excel "gratuito" fino ai gestionali enterprise, con i costi nascosti di ciascuna che raramente compaiono nella pagina prezzi.
Fascia 0: Excel o carta, il "gratis" che costa in tempo
Excel non ha un canone, ma non è gratuito: il costo è tutto spostato sul tempo umano e sul rischio di errore. Ogni doppia prenotazione mancata, ogni calcolo di tassa di soggiorno rifatto a mano, ogni comunicazione Alloggiati Web compilata manualmente è un costo reale, solo non fatturato — per un'analisi punto per punto vedi il confronto dedicato con Excel. Per chi ha 2-3 camere e pochissime prenotazioni al mese può ancora avere senso; oltre quella soglia, il tempo perso supera rapidamente qualunque canone mensile di un gestionale vero.
Fascia 1: gestionali gratuiti o freemium con limiti
Alcuni gestionali offrono un piano gratuito, quasi sempre con un limite esplicito: numero di camere, numero di prenotazioni al mese, funzionalità bloccate dietro un piano a pagamento (report avanzati, channel manager, multi-utente), o un badge/watermark che segnala che stai usando il piano free. Il costo reale qui non è in euro ma nel momento in cui superi il limite: capita spesso proprio quando la struttura inizia ad andare bene, il momento meno comodo per doversi fermare a valutare un cambio di sistema. Quando valuti un piano gratuito, cerca sempre la pagina che elenca i limiti espliciti, non solo quella che elenca le funzionalità incluse.
Fascia 2: gestionali cloud entry-level a pagamento
Qui il canone mensile diventa esplicito e tipicamente parte da un centinaio di euro al mese. Due esempi pubblici concreti, verificati direttamente sulle pagine prezzi ufficiali l'8 luglio 2026: RoomRaccoon parte da 130€/mese con fatturazione annuale (156€/mese se paghi mese per mese), fino a 345-414€/mese per i piani con più funzionalità; Amenitiz ha un piano "Core" a 125€/mese + IVA con booking engine, channel manager e check-in online inclusi. Sono solo due esempi della categoria, non un ranking di mercato: i prezzi di terzi cambiano nel tempo, verifica sempre la pagina ufficiale del fornitore prima di decidere. Un confronto più esteso, modello per modello, è nella pagina dedicata a frontdesk vs gestionali a pagamento.
Fascia 3: gestionali di fascia media e enterprise
Oltre l'entry-level, il prezzo smette quasi sempre di essere un numero fisso sul sito: diventa "contattaci per un preventivo", calcolato su numero di camere, moduli attivati (revenue management dedicato, multi-property, integrazioni PMS-POS, supporto telefonico 24/7) e volume di prenotazioni. Questa fascia ha senso per catene, gruppi multi-struttura o hotel di dimensioni che superano ampiamente le poche decine di camere: il costo assoluto più alto è spesso giustificato dal tempo risparmiato su operazioni che, a quella scala, nessun foglio Excel o piano entry-level regge più.
I costi nascosti che il canone mensile non mostra
Indipendentemente dalla fascia, alcune voci di costo restano facilmente sottovalutate quando si guarda solo al prezzo in homepage:
- ●Setup e migrazione dati: importare prenotazioni esistenti, anagrafica ospiti e tariffe storiche richiede tempo, a volte fatturato a parte come servizio di onboarding
- ●Formazione dello staff: un gestionale complesso richiede tempo di apprendimento reale, non solo per il titolare ma per chi lavora al front desk
- ●Commissioni sui pagamenti online: se il gestionale include un motore di prenotazione con pagamento diretto, spesso applica una commissione percentuale separata dal canone
- ●Moduli aggiuntivi: channel manager, revenue management dinamico e report avanzati sono spesso venduti come add-on separati, non inclusi nel piano base
- ●Superamento soglie: numero di camere, di utenti o di prenotazioni mensili che fanno scattare automaticamente il passaggio al piano superiore
Tabella riepilogativa delle fasce
| Fascia | Costo tipico | Rischio principale |
|---|---|---|
| Excel/carta | 0€ dichiarati | Tempo perso, errori, nessuna automazione |
| Gratuito/freemium con limiti | 0€ fino al limite | Blocco improvviso proprio quando la struttura cresce |
| Cloud entry-level | ~100-400€/mese | Moduli e commissioni aggiuntive non sempre chiare in anticipo |
| Fascia media/enterprise | Preventivo su misura | Costo assoluto alto, giustificato solo oltre una certa scala |
Dove si colloca frontdesk
frontdesk è gratuito per sempre per strutture fino a 10 camere, self-hosted, senza limiti tecnici artificiali e senza carta di credito richiesta per iniziare: tassa di soggiorno ed export Alloggiati Web sono inclusi di serie, non moduli a parte. Non copre channel manager con connessioni dirette a centinaia di OTA né pricing dinamico automatico — per quel tipo di esigenza, la fascia 3 resta la scelta più adatta. I dettagli completi dei piani sono su /pricing.
Riepilogo pratico
- Non fermarti al canone mensile pubblicizzato: cerca sempre la pagina dei limiti espliciti (camere, prenotazioni, utenti)
- Chiedi esplicitamente quali moduli sono inclusi nel piano base e quali sono add-on a pagamento
- Verifica se ci sono commissioni separate sui pagamenti online, oltre al canone
- Considera il tempo di formazione dello staff come un costo reale, non solo il prezzo in euro
- Scegli la fascia coerente con la dimensione reale della tua struttura oggi, non quella "per sicurezza" pensando a una crescita futura ipotetica
frontdesk è il gestionale gratuito per hotel e B&B italiani.
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